Kapittel 3 - Organisasjon
§5 Innkalling til årsmøte
Årsmøtet er Norsk Marsvinklubbs høyeste myndighet. Innkalling skjer gjennom Marsvinbladet eller direkte til medlemmene senest fire uker før årsmøtet skal avholdes. Med innkallingen skal følge:
• Dagsorden
• Årsberetning
• Regnskap med erklæring fra en person utenfor styret
• Valgkomitéens innstilling
Regnskap og årsberetning undertegnes på årsmøtet og tilføyes årsmøtets kommentarer.
§6 Ordinært årsmøte
Ordinært årsmøte finner sted en gang i året. Tid og sted avgjøres av det sittende styre. Årsmøtets dagsorden skal minst inneholde:
•Valg av møteleder
•Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen
•Årsberetning
•Regnskap
•Behandling av innkomne forslag
•Valg
§7 Saker
Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. Møte og stemmerett på årsmøtet har alle medlemmer (over 16 år) som har betalt kontingent innen årsmøtet starter. Årsmøtet er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte, stemmeberettigede medlemmer.
§8 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte kan avholdes hvis styret eller minst 10% av medlemmene skriftlig forlanger det. Ekstraordinært årsmøte innkalles med minst 14 dagers varsel sammen med angivelse av de saker som skal behandles. Kun de oppgitte saker eller forslag kan behandles.
§9 Klubbens styre
Klubben ledes av et styre på syv personer i følgende poster: Leder, nestleder, sekretær, kasserer, to styremedlemmer og ett varamedlem.
Leder velges for ett år. Nestleder, sekretær og styremedlem2 velges samtidig, og kasserer, styremedlem1 og vara velges samtidig, slik at bare halvparten av styret er på valg hvert år.
Kun ett medlem fra hver husstand kan inneha styreverv samtidig.
Minst halvparten av styret må være tilstede på styremøter for at styret skal være beslutningsdyktig.
Varamedlemmer har møterett, men ikke møteplikt og har ingen stemmerett hvis styret er fulltallig.
Det valgte styre plikter å avholde første styremøte senest en måned etter årsmøtet og utpeker da sin nestleder.
Styremøter kan avholdes enten ved personlig fremmøte eller it-baserte løsninger. Det skal føres protokoll for hvert styremøte.
Styret er i alle forhold vedrørende klubben ansvarlig overfor årsmøtet og skal sørge for at alle vedtak fattet på årsmøtet blir overholdt og gjennomført.
For å bli valgt inn i styret, må man ha vært medlem i NMK i minst ett år og deltatt på minst én utstilling. Styrets sammensetning bør avspeile medlemsmassen når det gjelder geografisk plassering, og klubbens ulike regioner bør være representert.
Personer som har tillitsverv i NMK kan ikke samtidig inneha tillitsverv i tilsvarende nordisk forening/klubb.
Som tillitsverv regnes:
- Styreplasser
- Styreplasser i underavdelinger
- Valgkomité
- Dommerkomité
- Petkomité
- Titlene Petdommer NMK og Dommer NMK
§10 Ekskludering av medlemmer
Styret kan i spesielle tilfeller ekskludere medlemmer ved grov utroskap mot klubben enten denne er av økonomisk eller annen art.
Ved mistanke om brudd på gjeldende reglement eller vedtekter, kan styret begjære en redegjørelse om saken. Ved gjentatte, bevisste brudd på klubbens reglement eller vedtekter, kan styret ekskludere medlemmer for inntil to år. Eksklusjon krever alminnelig flertall. Avgjørelsen kan eventuelt ankes inn for neste årsmøte.
§11 Valgkomitéen
Valgkomitéen består av 3 medlemmer og velges for to år av gangen men slik at ikke alle medlemmene er på valg hvert år.
Valgkomitéen skal ta imot og selv fremme forslag til kandidater til aktuelle verv. Det er ønskelig at valgkomitéen setter opp mer enn én kandidat per styreverv der dette er mulig.
§12 Registrator, redaktør og webmaster
Registrator, redaktør og webmaster er ikke styreverv, men styret har ansvaret for å fordele disse oppgavene til egnede personer.
§13 Dommerkomitéen
Dommerkomitéen består av alle godkjente norske rasedommere. Komitéen har ansvar for gjeldende standard for rasemarsvin og for å utdanne nye rasedommere i henhold til gjeldende standard og NMKs utstillingsreglement. Komitèen har også ansvar for å godkjenne petdommere og innsjekkere.
Opptak av nye kandidater til dommerutdanning skjer i samarbeid med styret og opplæringen reguleres i en gjensidig skriftlig avtale. Medlemmer over 16 år som fyller gjeldende krav kan søke opptak.
Dommere godkjent av Norsk Marsvinklubb mister sin dommergodkjenning hvis vedkommende ikke har praktisert over en periode på to år. Det spiller ingen rolle i hvilket land de har dømt.
§14 Oppløsning av klubben
Ved en eventuell oppløsning av klubben, skal alle aktiva stå på sperret konto inntil 10 år i tilfelle det er noen som vil starte opp igjen og en ny klubb da vil få en bra start.
